A kis- és középvállalkozások működésében egyre fontosabb szerepet játszik az átlátható pénzügyi és üzleti döntéshozatal. Ennek egyik kulcseleme a kontrolling rendszer bevezetése, amely a vezetők számára nyújt naprakész információkat a vállalat teljesítményéről, és az egész szervezetműködését hatékonyabbá, tudatosabbá teheti.
A következő pontok egy olyan lépéssort mutatnak be, amelymentén egy KKV fokozatosan és célzottan vezethet be kontrolling rendszert.
1. A kontrolling céljainak tisztázása
A bevezetés első lépése annak meghatározása, hogy mit szeretnénk elérni a kontrolling rendszerrel. Leggyakrabban felmerülő cél, hogy gyorsabban és megbízhatóbban jusson a vezetés releváns információkhoz a cég pénzügyi teljesítményéről. Kiemelt szempont lehet annak megismerése, hogy egyes üzletágak, projektek vagy munkatársak milyen eredményt termelnek.
2. Az adatok feltérképezése
Fel kell mérni, hogy milyen adatforrások állnak rendelkezésre, és ezek milyen minőségűek. A kontrolling jellemzően a vállalat összes fontos rendszerét, nyilvántartását adatforrásként használja (könyvelési rendszer, dokumentumkezelő rendszer, CRM). Áttekintést kell készíteni ezekről, kapcsolódásaikról és hiányosságaikról. Fontos szempont, hogy az adatok megbízhatóak, naprakészekés egységesen értelmezhetők legyenek.
3. Strukturált adatszolgáltatás kialakítása
A pontos riportolás alapja a strukturált adatrögzítés. Ennek érdekében módosítani vagy kiegészíteni kell a jelenlegi adatbeviteli gyakorlatokat. Idetartozik például a könyvelési tételek költséghelyre vagy projektre bontása, illetve a hiányzó azonosítók bevezetése (pl. szerződésszámok). Ezzel párhuzamosan szükség van az adattisztításra is: a nem egységes vagy pontatlan adatok javítására.
4. A riportstruktúra kialakítása
Ezután következik a riportok és mutatószámok kialakítása, felépítése. A riportok leggyakoribb eleme egy vezetői eredménykimutatás, ezen túlmenően projekt, termék vagy üzletág szintű profitabilitást, valamint kulcsteljesítmény mutatókat is alkalmaznak.
Dönteni kell arról is, hogy milyen szoftvert használunk: elegendő egy jól felépített Excel-tábla, vagy szükség van egy adatvizualizációs eszköz (pl. Power BI) bevezetésére.
5. Összehasonlító adatok használata
A kontrolling egyik fő funkciója az összehasonlítás, hiszen az adatok önmagukban nem értelmezhetők, hanem tendenciákat szükséges vizsgálni. Elemezni kell a korábbi időszakok adatait (bázis), és az éves üzleti tervezéssorán kialakítani a jövőre vonatkozó terveket. A terv-tény eltérések követése segíti a vezetőket a döntéshozatalban, valamint a céloktól való eltérések gyorsfelismerésében.
6. Oktatás és szemléletformálás
A rendszer bevezetése során szükséges a munkatársak felkészítése is. Fontos, hogy értsék az új adatrögzítési vagy jelentési elvárásokat, és tisztában legyenek azzal, hogyan járul hozzá a munkájuk a cég átláthatóságához és eredményességéhez.
A riportok felhasználóival, a vezetőkkel mindenképpen közösen érdemes értelmezni a riportokból kapott információkat.
7. Folyamatos fejlesztés
A kontrolling nem egy egyszer bevezetett rendszer, hanem folyamatos karbantartást és fejlesztést igényel. A cég működésének változásával együtt a riportstruktúrát, mutatószámokat és adatgyűjtési módszereket is időről időre felül kell vizsgálni, hogy valóban a menedzsment döntéseit támogassák.
A kontrolling bevezetése nemcsak technikai kérdés, hanem szemléletváltást is igényel a vállalkozás minden szintjén. A rendszeres adatgyűjtés, az elemzés és az összehasonlítás lehetőséget ad arra, hogy a vezetők időben reagáljanak a változásokra, azonosítsák a problémákat, és megalapozott döntéseket hozzanak. Bár a bevezetés folyamata időt és figyelmet igényel, hosszútávon stabil alapot biztosít a cég növekedéséhez és fenntartható működéséhez.
Szeretné, ha vállalkozása is átláthatóbbá, hatékonyabbá válna egy jól felépített kontrolling rendszerrel?Az iFinance szakértő csapata segít a kontrolling bevezetésében, testreszabott megoldásokkal, a cég méretéhez és igényeihez igazítva.Vegye fel velünk a kapcsolatot a www.ifinance.hu oldalon, és építsük fel együtt vállalkozása stabil jövőjét!
Pénzügyi igazgatói, kontrolling, számviteli és adózási szolgáltatások a profit növeléséhez és vállalata gyorsabb fejlődéséhez.
Banki lekérdezések, bankszámláit egyszerűen átláthatóvá tesszük, pontosan és naprakészen látja egyenlegeit.
Operatív pénzügyi irányítás mesterfokon. Részletes és naprakész üzleti adatok, elemzések.
A webshop könyvelés automatizált megoldásokkal segít egyszerűen és hatékonyan nyomon követni a bevételeket, kiadásokat és pénzügyeket.
Teljes értékű pénzügyi igazgatói szolgáltatások új szemlélettel, költséghatékonyan.
Adminisztratív feladatok hatékony és professzionális ellátása a pénzügyi folyamatok gördülékeny működése érdekében.
