A kontrolling pozitív és negatív fogadtatása bevezetésekor: a kontrolling valójában támogató funkció!

February 21, 2019

Amikor egy vállalatban bevezetik a kontrolling rendszert, az általában vegyes reakciókat vált ki a munkatársak körében.

A munkatársak attitűdjei attól függenek, hogy fenyegetésként vagy lehetőségként értékelik a kontrolling tevékenységet.

A bevezetési projekt során a kontrolling szerepéről és működtetéséről szóló megfelelő kommunikációval szükséges erősíteni a pozitív reakciókat, egyúttal oldani a félelmeket.

Munkatársak negatív reakciói a kontrolling bevezetésekor

1. Fokozott ellenőrzés, „nem hibázhatok” érzése

A munkatársak gyakran úgy érzik, hogy a kontrolling bevezetése a munkájuk szigorúbb ellenőrzését jelenti.

Attól tarthatnak, hogy minden egyes tevékenységüket folyamatosan figyelik és értékelik.

A teljesítménymutatók folyamatos követése miatt egyesek úgy érzik, hogy többé nem hibázhatnak, mert hibáikat a kontrollerek a vezetők elé fogják tárni.

2. Teljesítményalapú megítélés, folyamatos „hajtás”

A kontrolling rendszeres teljesítménymérése miatt sokan félhetnek attól, hogy a teljesítményük könnyebben összehasonlíthatóvá válik.

Attól tarthatnak, hogy a kontrolling bevezetése megnöveli a megfelelési kényszert, és folyamatosan „csúcsteljesítményt” kell nyújtaniuk a munkájukban.

Néhány munkatárs azt érezheti, ha nem hoz elég jó eredményt, akár az állását is elveszítheti.

A megnövekedett verseny feszültséget és konfliktusokat eredményezhet a munkatársak között.

3. Autonómia elvesztése és új munkamódszerek miatti aggodalom

A kontrolling rendszer átláthatóbbá teszi a vállalaton belüli folyamatokat, ami egyes munkatársakban azt az érzést keltheti, hogy elvesztik az irányítást a saját feladataik és döntéseik felett, és hogy nem tudnak szabadon gazdálkodni az erőforrásaikkal.

A kontrolling által meghatározott keretekhez való igazodás miatt elveszíthetik az autonómiájuk egy részét.

Annak érdekében, hogy a kontrolling naprakész adatokat tudjon felhasználni, bevezetésekor gyakran kerül sor automatizálásra és munkamódszerek változtatására; bizonyos kollégákat az új munkamódszerek elsajátítása félelemmel töltheti el.

4. Adminisztrációs teher növekedése, időigényes adatszolgáltatások

A kontrolling adatgyűjtést és rendszeres jelentéskészítést igényel, ami a munkatársak számára időigényes lehet.

Gyakran érkezik panasz arra, hogy ezek az adminisztratív feladatok elvonják az időt és az energiát a produktív munkától.

Pozitív reakciók

A pozitív reakciók azon a felismerésen alapulnak, hogy a kontrolling rendszer a vállalat teljesítményének javítását, nem pedig a munkatársak „ellenőrzését” célozza.

A kontrolling egységes elvek bevezetésével és a hatékony munkamódszerek támogatásával járul hozzá a vállalat és egyes szervezeti egységei teljesítményének fejlődéséhez, és nem személyes kritikát jelent.

1. A hibák kijavítása, megelőzése a cél, nem a hibáskeresés

A kontrolling szerepét pozitívan értékelő kollégák tudják, hogy mindenki hibázhat, és értékelik, hogy a kontroller segítségével még azelőtt lehetőség van a hibák kijavítására, hogy azok gondot okoznának (pl. üzleti partnerek vagy hatóság felé).

Felismerik, hogy a kontroller tanácsát megfogadva kontrollpontokat építhetnek be a saját munkafolyamataikba, és ezáltal a hibák megelőzhetők.

2. A nagyobb átláthatóság igazságos értékelést, teljesíthetőbb célokat hozhat magával

A kontrolling lehetőséget ad arra, hogy egységes elvek alapján és objektívebben értékeljék a teljesítményeket.

Ez sok munkatársnak pozitív változást jelent, mivel a rendszeres és pontos mérések alapján végzett értékelés igazságosabb lehet, és segíthet elkerülni a szubjektív megítélést.

Amennyiben a vezetés pontos és lényegre törő riportok révén megérti a tény teljesítményeket, reálisan teljesíthető célokat tud kitűzni a kollégák felé.

3. Jobb támogatás és erőforrás-gazdálkodás

A kontrolling riportok rámutatnak a szűk keresztmetszetekre, a munkatársak ezáltal láthatják, hogy mely tevékenységekre van elegendő erőforrás, és melyekre nem.

Így tisztábbá válik, hogy hol szükséges a támogatás (akár plusz munkaerő biztosítása), illetve hol lehet jobban optimalizálni, automatizálni a folyamatokat.

A kontrollingot pozitívan fogadó kollégák felismerik, hogy a kontroller partnerük lehet a vezetés meggyőzésében, hiszen éppen az a feladata, hogy objektív adatokat tartalmazó riportokkal, kalkulációkkal segítse a vezetés döntéseit.

4. Automatizált riportok, munkafolyamatok

Való igaz, hogy a kontrolling megjelenésekor több adatot szolgáltatnak a szervezeti egységek, azonban az a cél, hogy minél inkább automatizált legyen az adatszolgáltatás.

Az automatizált adatszolgáltatást jellemzően a munkamódszerek modernizálásával és a munkafolyamatok észszerűsítésével, automatizálásával lehet megvalósítani, ez pedig egyúttal időt szabadít fel.

Sokan értékelik ezt, lehetőségként fogják fel, és örömmel fogadják, hogy a kontroller szakértelmével támogatja őket a megvalósításban.

5. Elköteleződés, motiváció, fejlődés

A kontrolling segítségével előálló, jól definiált célok és KPI-ok segítenek a kollégáknak megérteni, hogyan járulnak hozzá a vállalat teljesítményéhez, ami növeli az elköteleződést és a motivációt.

A vállalat szintjén egységes elvek, a közös megértés összekovácsolják a csapatot.

A kontrolling rendszer által biztosított rendszeres visszajelzés sok munkatárs számára értékes, ők az igényeknek elébe menve igyekeznek munkájukban fejlődni.

Összességében a kontrolling bevezetése pozitív és negatív reakciókat is kiválthat a munkatársakból, a vezetőség hozzáállása és a megfelelő kommunikáció pedig kulcsszerepet játszik abban, hogy az új rendszer előnyeit jobban érzékeljék, és az esetleges félelmeket minimalizálják.

Fontos, hogy a munkatársak felismerjék, hogy a kontrolling – a nevével ellentétben – valójában a vállalat valamennyi szervezeti egységét támogató szerepkör.

Szeretné tisztán látni pénzügyeit a gyorsabb növekedés érdekében?

Teljes körű vállalati pénzügyek

Pénzügyi igazgatói, kontrolling, számviteli és adózási szolgáltatások a profit növeléséhez és vállalata gyorsabb fejlődéséhez.

Online könvelés

Banki lekérdezések, bankszámláit egyszerűen átláthatóvá tesszük, pontosan és naprakészen látja egyenlegeit.

Kontrolling

Operatív pénzügyi irányítás mesterfokon. Részletes és naprakész üzleti adatok, elemzések.

Webshop könyvelés

A webshop könyvelés automatizált megoldásokkal segít egyszerűen és hatékonyan nyomon követni a bevételeket, kiadásokat és pénzügyeket.

Kiszervezett CFO

Teljes értékű pénzügyi igazgatói szolgáltatások új szemlélettel, költséghatékonyan.

Pénzügyi asszisztencia

Adminisztratív feladatok hatékony és professzionális ellátása a pénzügyi folyamatok gördülékeny működése érdekében.

TOVÁBBI INFORMÁCIÓ